OMDS erhebt bei der Bereitstellung der ODMS-Cloud von Benutzern Informationen über eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person („personenbezogene Daten“). Wir werden in Übereinstimmung mit den Gesetzen und Vorschriften handeln, die für OMDS in den Ländern und Regionen gelten, in denen wir geschäftlich tätig sind (diese Gesetze und Vorschriften werden im Folgenden zusammenfassend als „geltende Gesetze“ bezeichnet) und wir werden uns bemühen, personenbezogene Daten angemessen zu schützen auf unserer Datenschutzerklärung.


Für Benutzer mit Wohnsitz im Europäischen Wirtschaftsraum und im Vereinigten Königreich klicken Sie bitte auf die Datenschutzerklärung (Teil 1 – EWR und Vereinigtes Königreich) und lesen Sie sie sorgfältig durch.


Für Benutzer mit Wohnsitz in den Vereinigten Staaten und Kanada klicken Sie bitte auf die Datenschutzerklärung (Teil 2 – USA und Kalifornien) und lesen Sie diese sorgfältig durch.


Für Benutzer mit Wohnsitz in Australien und Neuseeland klicken Sie bitte auf die Datenschutzerklärung (Teil 3 – AUS und NZ) und lesen Sie sie sorgfältig durch.


Für Benutzer, die in anderen als den oben genannten Ländern ansässig sind, klicken Sie bitte auf die Datenschutzerklärung (Teil 4 – Allgemeines) und lesen Sie sie sorgfältig durch.




Datenschutzerklärung (Teil 1 – EWR und Vereinigtes Königreich)

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Verarbeitung personenbezogener Daten von Nutzern mit Wohnsitz im Europäischen Wirtschaftsraum und im Vereinigten Königreich.


1 Welche Art personenbezogener Daten werden verarbeitet?

Die folgenden personenbezogenen Daten werden im Zusammenhang mit ODMS Cloud erfasst:

  • Name der Firma
  • Land
  • Name des Administrators
  • E-Mail-Adresse des Administrators
  • Passwort des Administrators
  • Name des Benutzers
  • E-Mail-Adresse des Benutzers
  • Passwort des Benutzers
  • Autoren-ID
  • Tondaten

Benutzer können beim Verwenden der ODMS Cloud-Funktionen auch Tondaten in die ODMS Cloud hochladen, unter anderem für Zwecke wie Speicherung, Freigabe und Sprach-zu-Text-Transkription. Solche Tondaten werden von OMDS im Auftrag der Benutzer als Datenverarbeiter verarbeitet und von OMDS in seiner Funktion als Datenverantwortlicher nicht als personenbezogene Daten erfasst.


2 Zu welchen Zwecken verarbeiten wir personenbezogene Daten?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten in erster Linie auf der Grundlage Ihrer Zustimmung zu dieser Datenschutzerklärung.Sofern nicht durch Ihre Einwilligung gerechtfertigt, verarbeiten wir personenbezogene Daten in der Regel, wenn dies erforderlich ist (i) zur Erfüllung der mit Ihnen abgeschlossenen Verträge; (ii) um die Einhaltung unserer gesetzlichen Verpflichtungen sicherzustellen; oder (iii) für unsere berechtigten Interessen (oder die eines Dritten), sofern Ihre Interessen und Grundrechte diese Interessen nicht überwiegen.
Insbesondere verarbeiten wir personenbezogene Daten, um Ihre Registrierungsanfrage für ODMS Cloud zu verwalten, Ihre Mitgliedschaft zu verwalten, Ihnen den Zugriff auf die von ODMS Cloud angebotenen Funktionen (einschließlich Audioaufzeichnung und Sprach-zu-Text-Transkriptionsfunktion) zu ermöglichen und Sie zu verwenden, allgemein mit Ihnen zu kommunizieren, Sie über die Gewährung einer nicht exklusiven Lizenz für diesen Dienst zu informieren (einschließlich einer Bestellung oder Verlängerung), das Interesse an ODMS Cloud zu messen und es zu verbessern, Probleme zu beheben, potenzielle verbotene oder illegale Aktivitäten zu verhindern und Sie bei Bedarf gesondert über die Datenverarbeitung zu informieren.
Da die Registrierung für ODMS Cloud und damit für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich ist, ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung die Notwendigkeit für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist.
Wenn Sie uns Informationen zur Verfügung stellen, verwenden wir Ihre Informationen, um Ihre Produktregistrierungen zu verwalten und diese mit Ihrem Konto zu verknüpfen. Ebenso kann die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Leistungserbringung auf Grundlage der Nutzungsvereinbarung für ODMS Cloud erforderlich sein. Dies gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind.
In die ODMS Cloud hochgeladene Tondaten können von einem Unterprozessor verarbeitet werden, um sie in Textdaten umzuwandeln. Wir löschen die Original-Tondaten umgehend nach Abschluss der Transkription und bewahren die Daten danach nicht mehr auf.
Darüber hinaus können wir personenbezogene Daten und von Ihnen eingegebene Informationen zum Zweck der Nutzung von ODMS Cloud verarbeiten.
Wir werden Sie nur mit elektronischen Nachrichten im Zusammenhang mit der Dienstleistung kontaktieren, die keinen werblichen Charakter haben.


3 An wen übermitteln wir Ihre Daten?

Die von Ihnen erhobenen personenbezogenen Daten werden hauptsächlich in Irland verarbeitet. OMDS ist jedoch Teil einer großen internationalen Unternehmensgruppe. Für den Betrieb von ODMS Cloud kann es erforderlich sein, unserem unten genannten Konzernunternehmen und unseren Dienstleistern Zugriff auf Ihre Daten zu gewähren. Diese befinden sich teilweise in Ländern, die von der Europäischen Kommission oder dem Information Commissioner's Office möglicherweise nicht als Länder mit angemessenem Datenschutzniveau anerkannt werden. Obwohl Datenschutz- und andere Gesetze anderer Länder möglicherweise nicht so umfassend sind wie die in Ihrem Wohnsitzland, ergreifen wir Maßnahmen, um sicherzustellen, dass Ihre Privatsphäre geschützt ist. Wir übermitteln personenbezogene Daten nur dann in diese Länder, wenn wir geeignete Sicherheitsvorkehrungen treffen konnten, die den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten gewährleisten. Für weitere Informationen, einschließlich des Verfahrens zum Erhalt einer Kopie der Dokumente, die zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten verwendet werden, kontaktieren Sie uns bitte beidata-protection@om-digitalsolutions.com.
Insbesondere im Zusammenhang mit der von ODMS Cloud bereitgestellten Funktion zur Sprach-zu-Text-Transkription können von Benutzern hochgeladene Tondaten vorübergehend an einen Unterauftragsverarbeiter mit Sitz in Japan übertragen und von diesem verarbeitet werden, um die Tondaten in Textdaten umzuwandeln. Der Unterauftragsverarbeiter handelt ausschließlich im Auftrag des Benutzers und von OMDS und behält die ursprünglichen Tondaten nach Abschluss des Konvertierungsprozesses nicht bei.
Die resultierenden Textdaten werden auf Servern in Irland gespeichert. Auf Grundlage der Anweisungen des Benutzers in der ODMS Cloud können diese Textdaten dem Benutzer und den vom Benutzer benannten Sekretären oder Schreibkräften zum Zweck der Überprüfung und Bearbeitung der Transkription zur Verfügung gestellt werden
Wenn Sie unsere Dienste nutzen, müssen Sie sich darüber im Klaren sein, dass von unseren Einrichtungen aus auf Ihre Daten zugegriffen werden kann, wie in dieser Datenschutzerklärung beschrieben.
Wir können Ihre personenbezogenen Daten bei Bedarf an das folgende Unternehmen innerhalb unserer Unternehmensgruppe weitergeben, und das folgende Unternehmen nimmt an dem Programm teil und erbringt bei Bedarf gemeinsam mit uns Dienstleistungen.

  • OM Digital Solutions GmbH (Sitz in Deutschland)

Wir können personenbezogene Daten an Händler weitergeben, die über diese Informationen verfügen müssen, um die vereinbarte Dienstleistung erbringen zu können, und die gemäß dieser Datenschutzerklärung verpflichtet sind, diese Informationen zu pflegen. Keines dieser Unternehmen wird die Daten für andere Zwecke als die Verwaltung der ODMS Cloud verarbeiten.
Wir sind berechtigt, Ihre Daten gemäß den geltenden Gesetzen zu übertragen:

  • Als Reaktion auf Zwangsmaßnahmen, Gerichtsbeschlüsse oder andere Gerichtsverfahren; zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen; oder auf jede andere Art und Weise, die durch die anwendbaren Gesetze vorgeschrieben ist. In einem solchen Fall behalten wir uns das Recht vor, alle uns zustehenden rechtlichen Bedenken oder Rechte geltend zu machen oder darauf zu verzichten.
  • Wenn wir glauben, dass es angebracht ist, rechtswidrige Aktivitäten zu untersuchen, zu verhindern oder gegen rechtswidrige oder vermutete rechtswidrige Aktivitäten vorzugehen; um die Rechte, das Eigentum oder die Sicherheit unseres Unternehmens oder dieser Website, unserer Kunden oder anderer zu schützen und zu verteidigen; und in Verbindung mit ODMS Cloud.
  • Im Zusammenhang mit einer Unternehmenstransaktion, wie etwa einer Abspaltung, Fusion, Konsolidierung oder Veräußerung von Vermögenswerten, oder im unwahrscheinlichen Fall einer Insolvenz.

Wenn in einem solchen Fall personenbezogene Daten an Dritte weitergegeben werden sollen, haben Sie möglicherweise das Recht, der Verarbeitung der Daten gemäß den geltenden Gesetzen zu widersprechen oder diese einzuschränken.


4 Wie lange werden wir Ihre personenbezogenen Daten speichern?

Um unsere Daten stets aktuell zu halten, speichern wir die personenbezogenen Daten der Nutzer für die Dauer der Vertragslaufzeit. Sobald Ihr Konto für ODMS Cloud abläuft oder gekündigt wird, wird Ihr Profil inaktiv und Sie können sich nicht mehr anmelden, ohne vorher die Wiederherstellung Ihres Kontos oder Ihrer Anwendung anzufordern. Bitte beachten Sie, dass Sie sich nach der Schließung eines Kontos nicht mehr anmelden können und daher keinen direkten Zugriff auf die personenbezogenen Daten haben. Zur Geltendmachung Ihrer Rechte beachten Sie bitte Ziffer 10.
Die personenbezogenen Daten werden unverzüglich gelöscht, wenn die Verarbeitung für die angegebenen Zwecke nicht mehr erforderlich ist.
Zur Sprach-zu-Text-Transkription in die ODMS Cloud hochgeladene Tondaten werden zum Zweck der Transkription verarbeitet und nach Abschluss des Konvertierungsprozesses umgehend gelöscht. Die resultierenden Textdaten werden auf Servern in Irland gespeichert, solange dies zur Bereitstellung der ODMS-Cloud-Dienste und zur Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen erforderlich ist, und werden unverzüglich gelöscht, wenn sie nicht mehr benötigt werden.
Die Speicherung kann verlängert werden, wenn dies durch europäische, nationale oder andere Rechtsvorschriften, denen wir unterliegen, vorgeschrieben wird. Die Löschung der personenbezogenen Daten erfolgt auch dann, wenn eine gesetzlich vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, eine weitere Speicherung der personenbezogenen Daten ist für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung erforderlich.


5 Cookies und andere Technologien

Die ODMS Cloud-Website verwendet nur Sitzungscookies für die ODMS Cloud. Sitzungscookies ermöglichen es Website-Betreibern, die Aktionen eines Benutzers während einer Browsersitzung zu verknüpfen. Eine Browsersitzung beginnt, wenn ein Benutzer das Browserfenster öffnet, und endet, wenn der Benutzer das Browserfenster schließt. Sitzungscookies werden temporär erstellt. Sobald Sie den Browser schließen, werden alle Sitzungscookies gelöscht. Darüber hinaus verwendet OMDS keine Cookies oder ähnliche Technologien, um Besucher dieser Website zu verfolgen.


6 Wie wir Ihre personenbezogenen Daten schützen

Wir verpflichten uns zum Schutz der von uns erfassten personenbezogenen Daten. Wir haben entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen umgesetzt, um ein dem Risiko angemessenes Sicherheitsniveau zu gewährleisten. Beispielsweise dürfen nur autorisierte Mitarbeiter auf personenbezogene Daten zugreifen, und zwar nur im Rahmen autorisierter Geschäftsfunktionen. Darüber hinaus verwenden wir Verschlüsselung, wenn wir Ihre sensiblen personenbezogenen Daten zwischen Ihrem und unserem System übertragen. Diktate können im DSS Pro-Format mit 256-Bit-AES-Verschlüsselung aufgezeichnet werden. Wir nutzen Firewalls, um sicherzustellen, dass Unbefugte keinen Zugriff auf Ihre Daten erhalten.


7 Schutz der Privatsphäre von Kindern

Unsere Websites richten sich an eine bestimmte Zielgruppe und wir bieten keine Dienste für Kinder an. Eine Anmeldung auf der Website ist erforderlich. Kinder haben keinen Zutritt. Wenn uns bekannt wird, dass ein Kind unter 16 Jahren personenbezogene Daten an uns übermittelt hat, werden wir diese Daten unverzüglich löschen.


8 Externe Links

Unsere Website kann Links oder Verweise auf andere Websites Dritter enthalten, die nicht unserer Kontrolle unterliegen. Bitte beachten Sie, dass Sie mit dem Verlassen unserer Websites auch den Geltungsbereich dieser Datenschutzerklärung verlassen.


9 Änderungen vorbehalten

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung regelmäßig zu aktualisieren, wenn sich rechtliche, technische oder wirtschaftliche Rahmenbedingungen ändern. Wenn wir unsere Datenschutzerklärung aktualisieren, werden wir geeignete Maßnahmen ergreifen, um Sie ordnungsgemäß über die Bedeutung der von uns vorgenommenen Änderungen zu informieren. Wir werden Ihre Zustimmung zu allen wesentlichen Änderungen der Datenschutzerklärung einholen, sofern und soweit dies nach den geltenden Gesetzen erforderlich ist.


10 Rechte des Benutzers

PGemäß den geltenden Gesetzen haben Sie möglicherweise mehrere Rechte in Bezug auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns, darunter die Anforderung des Zugriffs auf Ihre personenbezogenen Daten, deren Berichtigung oder Löschung, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die Forderung nach Datenübertragbarkeit, und Ihre Zustimmung zu dieser Datenschutzerklärung zu widerrufen. In bestimmten Fällen haben Sie auch das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen.
Wenn wir eine Anfrage auf der Grundlage Ihrer oben genannten Rechte erhalten, werden wir unverzüglich alle erforderlichen Untersuchungen durchführen und prüfen, ob Ihre Anfrage die Kriterien und Bedingungen für die Ausübung dieser Rechte gemäß den geltenden Gesetzen erfüllt.
Datenschutzaufsichtsbehörden einzureichen, wenn Sie eine Beschwerde bezüglich unserer Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß den geltenden Gesetzen haben.


11 Kontakt

Wenn Sie Fragen zu Ihren Rechten haben oder eines oder mehrere Ihrer Rechte ausüben möchten, wenden Sie sich bitte an data-protection@om-digitalsolutions.com.
Unser Vertreter im Europäischen Wirtschaftsraum für die Zwecke dieser Datenschutzerklärung ist das folgende Unternehmen. Sie können unseren Vertreter kontaktieren, indem Sie eine E-Mail an die folgende Adresse senden.

OM Digital Solutions GmbH.

Willy-Brandt-Strasse 23, 20457 Hamburg, Deutschland

data-protection@om-digitalsolutions.com


12 Datum des Inkrafttretens

Diese Datenschutzerklärung wird aktualisiert und tritt am [30. Juni 2025] in Kraft.


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Datenschutzerklärung (Teil 2 – USA und Kalifornien)

Diese Datenschutzerklärung gilt für den Umgang mit personenbezogenen Daten von Benutzern mit Wohnsitz in den Vereinigten Staaten und Kanada.


1 Welche Art personenbezogener Daten werden verarbeitet?

Wir haben in den letzten zwölf Monaten Identifikatoren, Audioinformationen und vertrauliche personenbezogene Daten gemäß dem California Consumer Privacy Act erfasst und werden dies auch weiterhin tun.
Im Zusammenhang mit ODMS Cloud werden insbesondere folgende personenbezogene Daten erhoben:

  • Name der Firma
  • Land
  • Name des Administrators
  • E-Mail-Adresse des Administrators
  • Passwort des Administrators
  • Name des Benutzers
  • E-Mail-Adresse des Benutzers
  • Passwort des Benutzers
  • Autoren-ID
  • Tondaten

Benutzer können beim Verwenden der ODMS Cloud-Funktionen auch Tondaten in die ODMS Cloud hochladen, unter anderem für Zwecke wie Speicherung, Freigabe und Sprach-zu-Text-Transkription. Solche Tondaten werden von OMDS im Auftrag der Benutzer als Datenverarbeiter verarbeitet und von OMDS in seiner Funktion als Datenverantwortlicher nicht als personenbezogene Daten erfasst.


2 Zu welchen Zwecken verarbeiten wir personenbezogene Daten?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um Ihre Registrierungsanfrage für ODMS Cloud zu verwalten, Ihre Mitgliedschaft zu verwalten, Ihnen den Zugriff auf und die Nutzung der von ODMS Cloud angebotenen Funktionen (einschließlich Audioaufzeichnung und Sprach-zu-Text-Transkriptionsfunktion) zu ermöglichen, allgemein mit Ihnen zu kommunizieren, Sie über die Gewährung einer nicht exklusiven Lizenz für diesen Dienst (einschließlich einer Bestellung oder deren Verlängerung) zu benachrichtigen, das Interesse an ODMS Cloud zu messen und diese zu verbessern, Probleme zu beheben, potenzielle verbotene oder illegale Aktivitäten zu verhindern und Sie bei Bedarf gesondert über die Datenverarbeitung zu benachrichtigen.
Wenn Sie uns Informationen zur Verfügung stellen, verwenden wir Ihre Informationen, um Ihre Produktregistrierungen zu verwalten und sie mit Ihrem Konto zu verknüpfen. Ebenso kann die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Durchführung des Nutzungsvertrages für ODMS Cloud erforderlich sein. Dies gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind.
In die ODMS Cloud hochgeladene Tondaten können von einem Unterprozessor verarbeitet werden, um sie in Textdaten umzuwandeln. Wir löschen die Original-Tondaten umgehend nach Abschluss der Transkription und bewahren die Daten danach nicht mehr auf.
Darüber hinaus können wir personenbezogene Daten und von Ihnen eingegebene Informationen zum Zweck der Nutzung von ODMS Cloud verarbeiten.
Wir werden Sie nur mit elektronischen Nachrichten im Zusammenhang mit der Dienstleistung kontaktieren, die keinen werblichen Charakter haben.


3 An wen übermitteln wir Ihre Daten?

Die von Ihnen erhobenen personenbezogenen Daten werden hauptsächlich in Irland und den Vereinigten Staaten verarbeitet. ODMS Cloud ist jedoch Teil einer großen internationalen Unternehmensgruppe. Für den Betrieb der ODMS Cloud kann es erforderlich sein, dass wir unserem unten genannten Konzernunternehmen und unseren Dienstleistern, die teilweise in anderen Ländern als den USA oder Kanada ansässig sind, Zugriff auf Ihre Daten gewähren. Obwohl Datenschutz- und andere Gesetze anderer Länder möglicherweise nicht so umfassend sind wie die in Ihrem Wohnsitzland, ergreifen wir Maßnahmen, um sicherzustellen, dass Ihre Privatsphäre geschützt ist.
Insbesondere im Zusammenhang mit der von ODMS Cloud bereitgestellten Funktion zur Sprach-zu-Text-Transkription können von Benutzern hochgeladene Tondaten vorübergehend an einen Unterauftragsverarbeiter mit Sitz in Japan übertragen und von diesem verarbeitet werden, um die Tondaten in Textdaten umzuwandeln. Der Unterauftragsverarbeiter handelt ausschließlich im Auftrag des Benutzers und von OMDS und behält die ursprünglichen Tondaten nach Abschluss des Konvertierungsprozesses nicht bei.
Die resultierenden Textdaten werden auf Servern in den USA gespeichert. Auf Grundlage der Anweisungen des Benutzers in der ODMS Cloud können diese Textdaten dem Benutzer und den vom Benutzer benannten Sekretären oder Schreibkräften zum Zweck der Überprüfung und Bearbeitung der Transkription zur Verfügung gestellt werden.
Wenn Sie unsere Dienste nutzen, müssen Sie sich darüber im Klaren sein, dass auf Ihre Informationen von unseren Einrichtungen aus zugegriffen werden kann, wie in dieser Datenschutzerklärung beschrieben.
Wir können Ihre personenbezogenen Daten bei Bedarf an das folgende Unternehmen innerhalb unserer Unternehmensgruppe weitergeben. Das folgende Unternehmen nimmt am Programm teil und erbringt bei Bedarf gemeinsam mit uns Dienstleistungen.

  • OM Digital Solutions America Inc. (mit Sitz in den Vereinigten Staaten)

Wir können personenbezogene Daten an Händler weitergeben, die über diese Informationen verfügen müssen, um die vereinbarte Dienstleistung erbringen zu können, und die gemäß dieser Datenschutzerklärung verpflichtet sind, diese Informationen zu pflegen. Keines dieser Unternehmen wird die Daten für andere Zwecke als die Verwaltung der ODMS Cloud verarbeiten. Wir können berechtigt sein, Ihre Daten zu übermitteln:

  • Als Reaktion auf Zwangsmaßnahmen, Gerichtsbeschlüsse oder andere Gerichtsverfahren; zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen; oder auf jede andere Art und Weise, die durch die anwendbaren Gesetze vorgeschrieben ist. In einem solchen Fall behalten wir uns das Recht vor, alle uns zustehenden rechtlichen Bedenken oder Rechte geltend zu machen oder darauf zu verzichten.
  • Wenn wir glauben, dass es angebracht ist, rechtswidrige Aktivitäten zu untersuchen, zu verhindern oder gegen rechtswidrige oder vermutete rechtswidrige Aktivitäten vorzugehen; um die Rechte, das Eigentum oder die Sicherheit unseres Unternehmens oder dieser Website, unserer Kunden oder anderer zu schützen und zu verteidigen; und in Verbindung mit ODMS Cloud.
  • Im Zusammenhang mit einer Unternehmenstransaktion, wie etwa einer Abspaltung, Fusion, Konsolidierung oder Veräußerung von Vermögenswerten, oder im unwahrscheinlichen Fall einer Insolvenz.

Wenn Ihre personenbezogenen Daten in einem solchen Fall an Dritte weitergegeben werden sollen, haben Sie möglicherweise das Recht, der Datenverarbeitung gemäß den geltenden Gesetzen zu widersprechen oder diese einzuschränken.

Wir haben in den letzten zwölf Monaten keine personenbezogenen Daten verkauft oder weitergegeben. In dieser Datenschutzerklärung bedeutet der Begriff „Verkauf“ die Offenlegung personenbezogener Daten an Dritte gegen eine finanzielle oder andere Gegenleistung, und der Begriff „Weitergabe“ bedeutet die Offenlegung personenbezogener Daten an einen Dritten für Cross-Text-Verhaltenswerbung, unabhängig von Geld oder anderen Werten andere wertvolle Überlegung.


4 Wie lange werden wir Ihre personenbezogenen Daten speichern?

Um unsere Daten stets aktuell zu halten, speichern wir die personenbezogenen Daten der Nutzer für die Dauer der Vertragslaufzeit. Sobald Ihr Konto für ODMS Cloud abläuft oder gekündigt wird, wird Ihr Profil inaktiv und Sie können sich nicht mehr anmelden, ohne zuvor die Wiederherstellung Ihres Kontos oder Ihrer Anwendung angefordert zu haben. Bitte beachten Sie, dass Sie sich nach der Schließung eines Kontos nicht mehr anmelden können und daher keinen direkten Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten haben. Zur Geltendmachung Ihrer Rechte beachten Sie bitte Abschnitt 10.
Die personenbezogenen Daten werden unverzüglich gelöscht, wenn die Verarbeitung für die angegebenen Zwecke nicht mehr erforderlich ist.
Zur Sprach-zu-Text-Transkription in die ODMS Cloud hochgeladene Tondaten werden zum Zweck der Transkription verarbeitet und nach Abschluss des Konvertierungsprozesses umgehend gelöscht. Die resultierenden Textdaten werden auf Servern in den USA gespeichert, solange dies zur Bereitstellung der ODMS-Cloud-Dienste und zur Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen erforderlich ist, und werden unverzüglich gelöscht, wenn sie nicht mehr benötigt werden.


5 Cookies und andere Technologien

Die ODMS Cloud-Website verwendet nur Sitzungscookies für die ODMS Cloud. Sitzungscookies ermöglichen es Website-Betreibern, die Aktionen eines Benutzers während einer Browsersitzung zu verknüpfen. Eine Browsersitzung beginnt, wenn ein Benutzer das Browserfenster öffnet, und endet, wenn der Benutzer das Browserfenster schließt. Sitzungscookies werden temporär erstellt. Sobald Sie den Browser schließen, werden alle Sitzungscookies gelöscht. Darüber hinaus verwendet OMDS keine Cookies oder ähnliche Technologien, um Besucher dieser Website zu verfolgen.


6 Wie wir Ihre personenbezogenen Daten schützen

Wir verpflichten uns zum Schutz der von uns erfassten personenbezogenen Daten. Wir haben entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen umgesetzt, um ein dem Risiko angemessenes Sicherheitsniveau zu gewährleisten. Beispielsweise dürfen nur autorisierte Mitarbeiter auf personenbezogene Daten zugreifen, und zwar nur im Rahmen autorisierter Geschäftsfunktionen. Darüber hinaus verwenden wir Verschlüsselung, wenn wir Ihre sensiblen personenbezogenen Daten zwischen Ihrem und unserem System übertragen. Diktate können im DSS Pro-Format mit 256-Bit-AES-Verschlüsselung aufgezeichnet werden. Wir nutzen Firewalls, um sicherzustellen, dass Unbefugte keinen Zugriff auf Ihre Daten erhalten.


7 Schutz der Privatsphäre von Kindern

Unsere Websites richten sich an eine bestimmte Zielgruppe und wir bieten keine Dienste für Kinder an. Eine Anmeldung auf der Website ist erforderlich. Kinder haben keinen Zutritt. Wenn uns bekannt wird, dass ein Kind unter 16 Jahren personenbezogene Daten an uns übermittelt hat, werden wir diese Daten unverzüglich löschen.


8 Externe Links

Unsere Website kann Links oder Verweise auf andere Websites Dritter enthalten, die nicht unserer Kontrolle unterliegen. Bitte beachten Sie, dass Sie mit dem Verlassen unserer Websites auch den Geltungsbereich dieser Datenschutzerklärung verlassen.


9 Änderungen vorbehalten

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung regelmäßig zu aktualisieren, wenn sich rechtliche, technische oder wirtschaftliche Rahmenbedingungen ändern. Wenn wir unsere Datenschutzerklärung aktualisieren, werden wir geeignete Maßnahmen ergreifen, um Sie ordnungsgemäß über die Bedeutung der von uns vorgenommenen Änderungen zu informieren. Wir werden Ihre Zustimmung zu allen wesentlichen Änderungen der Datenschutzerklärung einholen, sofern und soweit dies nach den geltenden Gesetzen erforderlich ist.


10 Rechte des Benutzers

Gemäß den geltenden Gesetzen haben Sie möglicherweise mehrere Rechte in Bezug auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns, darunter die Anforderung des Zugriffs auf Ihre personenbezogenen Daten, deren Berichtigung oder Löschung, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die Forderung nach Datenübertragbarkeit, und Ihre Zustimmung zu dieser Datenschutzerklärung zu widerrufen. In bestimmten Fällen haben Sie auch das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen.
Wenn wir eine Anfrage auf der Grundlage Ihrer oben genannten Rechte erhalten, werden wir unverzüglich alle erforderlichen Untersuchungen durchführen und prüfen, ob Ihre Anfrage die Kriterien und Bedingungen für die Ausübung dieser Rechte gemäß den geltenden Gesetzen erfüllt.
Sie haben möglicherweise auch das Recht, eine Beschwerde bei den zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörden einzureichen, wenn Sie eine Beschwerde bezüglich unserer Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß den geltenden Gesetzen haben.
Wenn Sie in Kalifornien ansässig sind, haben Sie die folgenden Rechte in Bezug auf personenbezogene Daten, die von uns gemäß dem California Consumer Protection Act erfasst und verarbeitet werden:

  • Recht auf Zugang zu bestimmten Informationen
  • Recht, die Löschung personenbezogener Daten zu verlangen
  • Recht, die Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen
  • Recht, die Verwendung sensibler personenbezogener Daten einzuschränken
  • Das Recht, bei der Ausübung eines der Rechte nicht diskriminiert zu werden

11 Kontakt

Wenn Sie Fragen zu Ihren Rechten haben oder eines oder mehrere Ihrer Rechte ausüben möchten, wenden Sie sich bitte an data-protection@om-digitalsolutions.com.
Wenn Sie in Kalifornien ansässig sind, senden Sie zur Ausübung Ihrer oben beschriebenen Rechte auf Zugriff, Löschung und Berichtigung bitte eine überprüfbare Verbraucheranfrage an uns. Nur Sie, eine von Ihnen autorisierte natürliche Person, eine beim kalifornischen Außenministerium registrierte Person, eine von Ihnen beauftragte Person oder Ihr Betreuer dürfen eine überprüfbare Verbraucheranfrage in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten stellen. Sie können auch im Namen Ihres minderjährigen Kindes einen nachweisbaren Verbraucherantrag stellen.
Eine „nachweisbare Verbraucheranfrage“ muss:

  • Bereitstellung ausreichender Informationen, die es uns ermöglichen, angemessen zu überprüfen, ob Sie die Person sind, deren personenbezogene Daten wir erfasst haben, oder ein autorisierter Vertreter dieser Person; Und
  • Beschreiben Sie Ihre Anfrage so detailliert, dass wir sie richtig verstehen, bewerten und darauf reagieren können.

12 Datum des Inkrafttretens

Diese Datenschutzerklärung wird aktualisiert und tritt am [30. Juni 2025] in Kraft.


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Datenschutzerklärung (Teil 3 – AUS und NZ)

Diese Datenschutzerklärung gilt für den Umgang mit personenbezogenen Daten von Benutzern mit Wohnsitz in Australien und Neuseeland.


1 Welche Art personenbezogener Daten werden verarbeitet?

Die folgenden personenbezogenen Daten werden im Zusammenhang mit ODMS Cloud erfasst:

  • Name der Firma
  • Land
  • Name des Administrators
  • E-Mail-Adresse des Administrators
  • Passwort des Administrators
  • Name des Benutzers
  • E-Mail-Adresse des Benutzers
  • Passwort des Benutzers
  • Autoren-ID
  • Tondaten

Benutzer können beim Verwenden der ODMS Cloud-Funktionen auch Tondaten in die ODMS Cloud hochladen, unter anderem für Zwecke wie Speicherung, Freigabe und Sprach-zu-Text-Transkription. Solche Tondaten werden von OMDS im Auftrag der Benutzer als Datenverarbeiter verarbeitet und von OMDS in seiner Funktion als Datenverantwortlicher nicht als personenbezogene Daten erfasst.


Wenn Sie auf Anfrage bestimmte Informationen nicht bereitstellen, können wir möglicherweise den mit Ihnen geschlossenen Vertrag nicht erfüllen (z. B. die Bereitstellung unserer Dienstleistungen für Sie) oder wir können daran gehindert werden, unseren gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen.


2 Zu welchen Zwecken verarbeiten wir personenbezogene Daten?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um Ihre Registrierungsanfrage für ODMS Cloud zu verwalten, Ihre Mitgliedschaft zu verwalten, Ihnen den Zugriff auf und die Nutzung der von ODMS Cloud angebotenen Funktionen (einschließlich Audioaufzeichnung und Sprach-zu-Text-Transkriptionsfunktion) zu ermöglichen, allgemein mit Ihnen zu kommunizieren, Sie über die Gewährung einer nicht exklusiven Lizenz für diesen Dienst (einschließlich einer Bestellung oder deren Verlängerung) zu benachrichtigen, das Interesse an ODMS Cloud zu messen und diese zu verbessern, Probleme zu beheben, potenzielle verbotene oder illegale Aktivitäten zu verhindern und Sie bei Bedarf gesondert über die Datenverarbeitung zu benachrichtigen.
Wenn Sie uns Informationen zur Verfügung stellen, verwenden wir Ihre Informationen, um Ihre Produktregistrierungen zu verwalten und sie mit Ihrem Konto zu verknüpfen. Ebenso kann die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Durchführung des Nutzungsvertrages für ODMS Cloud erforderlich sein. Dies gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind.
In die ODMS Cloud hochgeladene Tondaten können von einem Unterprozessor verarbeitet werden, um sie in Textdaten umzuwandeln. Wir löschen die Originaltondaten umgehend nach Abschluss des Transkriptionsprozesses und bewahren die Originaltondaten danach nicht mehr auf.
Darüber hinaus können wir personenbezogene Daten und von Ihnen eingegebene Informationen zum Zweck der Nutzung von ODMS Cloud verarbeiten.
Wir werden Sie nur mit elektronischen Nachrichten in Bezug auf den Service kontaktieren, die keinen werblichen Charakter haben.


3 An wen übermitteln wir Ihre Daten?

Die von Ihnen erhobenen personenbezogenen Daten werden hauptsächlich in Irland und Australien verarbeitet. OMDS ist jedoch Teil einer großen internationalen Unternehmensgruppe. Für den Betrieb der ODMS Cloud kann es erforderlich sein, dass wir unserem unten genannten Konzernunternehmen und unseren Dienstleistern, die teilweise in anderen Ländern als Australien oder Neuseeland ansässig sind, Zugriff auf Ihre Daten gewähren. Obwohl die Datenschutz- und sonstigen Gesetze anderer Länder möglicherweise nicht so umfassend sind wie die Ihres Landes, ergreifen wir Maßnahmen, um sicherzustellen, dass Ihre Privatsphäre geschützt ist.
Insbesondere im Zusammenhang mit der von ODMS Cloud bereitgestellten Funktion zur Sprach-zu-Text-Transkription können von Benutzern hochgeladene Tondaten vorübergehend an einen Unterauftragsverarbeiter mit Sitz in Japan übertragen und von diesem verarbeitet werden, um die Tondaten in Textdaten umzuwandeln. Der Unterauftragsverarbeiter handelt ausschließlich im Auftrag des Benutzers und von OMDS und behält die ursprünglichen Tondaten nach Abschluss des Konvertierungsprozesses nicht bei.
Die resultierenden Textdaten werden auf Servern in Australien gespeichert. Auf Grundlage der Anweisungen des Benutzers in der ODMS Cloud können diese Textdaten dem Benutzer und den vom Benutzer benannten Sekretären oder Schreibkräften zum Zweck der Überprüfung und Bearbeitung der Transkription zur Verfügung gestellt werden.
Wenn Sie unsere Dienste nutzen, müssen Sie sich darüber im Klaren sein, dass auf Ihre Informationen von unseren Einrichtungen aus zugegriffen werden kann, wie in dieser Datenschutzerklärung beschrieben.
Wir können Ihre personenbezogenen Daten bei Bedarf an das folgende Unternehmen innerhalb unserer Unternehmensgruppe weitergeben. Das folgende Unternehmen nimmt am Programm teil und erbringt bei Bedarf gemeinsam mit uns Dienstleistungen.

  • OM Digital Solutions Australia Proprietary Limited (mit Sitz in Australien)

Wir können personenbezogene Daten an Händler weitergeben, die über diese Informationen verfügen müssen, um die vereinbarte Dienstleistung erbringen zu können, und die gemäß dieser Datenschutzerklärung verpflichtet sind, diese Informationen zu pflegen. Keines dieser Unternehmen wird die Daten für andere Zwecke als die Verwaltung der ODMS Cloud verarbeiten.

Wir können berechtigt sein, Ihre Daten zu übermitteln:

  • Als Reaktion auf Zwangsmaßnahmen, Gerichtsbeschlüsse oder andere Gerichtsverfahren; zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen; oder auf jede andere gesetzlich vorgeschriebene Weise. In einem solchen Fall behalten wir uns das Recht vor, alle uns zustehenden rechtlichen Bedenken oder Rechte geltend zu machen oder darauf zu verzichten.
  • Wenn wir glauben, dass es angebracht ist, rechtswidrige Aktivitäten zu untersuchen, zu verhindern oder gegen rechtswidrige oder vermutete rechtswidrige Aktivitäten vorzugehen; um die Rechte, das Eigentum oder die Sicherheit unseres Unternehmens oder dieser Website, unserer Kunden oder anderer zu schützen und zu verteidigen; und in Verbindung mit ODMS Cloud.
  • Im Zusammenhang mit einer Unternehmenstransaktion, wie etwa einer Abspaltung, Fusion, Konsolidierung oder Veräußerung von Vermögenswerten, oder im unwahrscheinlichen Fall einer Insolvenz.

Wenn Ihre personenbezogenen Daten in einem solchen Fall an Dritte weitergegeben werden sollen, haben Sie möglicherweise das Recht, der Datenverarbeitung gemäß den geltenden Gesetzen zu widersprechen oder diese einzuschränken.


4 Wie lange werden wir Ihre personenbezogenen Daten speichern?

Um unsere Daten stets aktuell zu halten, speichern wir die personenbezogenen Daten der Nutzer für die Dauer der Vertragslaufzeit. Sobald Ihr Konto für ODMS Cloud abläuft oder gekündigt wird, wird Ihr Profil inaktiv und Sie können sich nicht mehr anmelden, ohne vorher die Wiederherstellung Ihres Kontos oder Ihrer Anwendung anzufordern. Bitte beachten Sie, dass Sie sich nach der Schließung eines Kontos nicht mehr anmelden können und daher keinen direkten Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten haben. Zur Geltendmachung Ihrer Rechte beachten Sie bitte Ziffer 10.
Die personenbezogenen Daten werden unverzüglich gelöscht, wenn die Verarbeitung für die angegebenen Zwecke nicht mehr erforderlich ist.
Zur Sprach-zu-Text-Transkription in die ODMS Cloud hochgeladene Tondaten werden zum Zweck der Transkription verarbeitet und nach Abschluss des Konvertierungsprozesses umgehend gelöscht. Die resultierenden Textdaten werden auf Servern in Irland und Australien so lange gespeichert, wie es zur Bereitstellung der ODMS-Cloud-Dienste und zur Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen erforderlich ist, und werden unverzüglich gelöscht, wenn sie nicht mehr benötigt werden.


5 Cookies und andere Technologien

Die ODMS Cloud-Website verwendet nur Sitzungscookies für die ODMS Cloud. Sitzungscookies ermöglichen es Website-Betreibern, die Aktionen eines Benutzers während einer Browsersitzung zu verknüpfen. Eine Browsersitzung beginnt, wenn ein Benutzer das Browserfenster öffnet, und endet, wenn der Benutzer das Browserfenster schließt. Sitzungscookies werden temporär erstellt. Sobald Sie den Browser schließen, werden alle Sitzungscookies gelöscht. Darüber hinaus verwendet OMDS keine Cookies oder ähnliche Technologien, um Besucher dieser Website zu verfolgen.


6 Wie wir Ihre personenbezogenen Daten schützen

Wir verpflichten uns zum Schutz der von uns erfassten personenbezogenen Daten. Wir haben entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen umgesetzt, um ein dem Risiko angemessenes Sicherheitsniveau zu gewährleisten. Beispielsweise dürfen nur autorisierte Mitarbeiter auf personenbezogene Daten zugreifen, und zwar nur im Rahmen autorisierter Geschäftsfunktionen. Darüber hinaus verwenden wir Verschlüsselung, wenn wir Ihre sensiblen personenbezogenen Daten zwischen Ihrem und unserem System übertragen. Diktate können im DSS Pro-Format mit 256-Bit-AES-Verschlüsselung aufgezeichnet werden. Wir nutzen Firewalls, um sicherzustellen, dass Unbefugte keinen Zugriff auf Ihre Daten erhalten.


7 Schutz der Privatsphäre von Kindern

Unsere Websites richten sich an eine bestimmte Zielgruppe und wir bieten keine Dienste für Kinder an. Eine Anmeldung auf der Website ist erforderlich. Kinder haben keinen Zutritt. Wenn uns bekannt wird, dass ein Kind unter 16 Jahren personenbezogene Daten an uns übermittelt hat, werden wir diese Daten unverzüglich löschen.


8 Externe Links

Unsere Website kann Links oder Verweise auf andere Websites Dritter enthalten, die nicht unserer Kontrolle unterliegen. Bitte beachten Sie, dass Sie mit dem Verlassen unserer Websites auch den Geltungsbereich dieser Datenschutzerklärung verlassen.


9 Änderungen vorbehalten

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung regelmäßig zu aktualisieren, wenn sich rechtliche, technische oder wirtschaftliche Rahmenbedingungen ändern. Wenn wir unsere Datenschutzerklärung aktualisieren, werden wir geeignete Maßnahmen ergreifen, um Sie ordnungsgemäß über die Bedeutung der von uns vorgenommenen Änderungen zu informieren. Wir werden Ihre Zustimmung zu allen wesentlichen Änderungen der Datenschutzerklärung einholen, sofern und soweit dies nach den geltenden Gesetzen erforderlich ist.


10 Rechte des Benutzers

Gemäß den geltenden Gesetzen haben Sie möglicherweise mehrere Rechte in Bezug auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns, darunter die Anforderung des Zugriffs auf Ihre personenbezogenen Daten, deren Berichtigung oder Löschung, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die Forderung nach Datenübertragbarkeit, und Ihre Zustimmung zu dieser Datenschutzerklärung zu widerrufen. In bestimmten Fällen haben Sie auch das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen.
Wenn wir eine Anfrage auf der Grundlage Ihrer oben genannten Rechte erhalten, werden wir unverzüglich alle erforderlichen Untersuchungen durchführen und prüfen, ob Ihre Anfrage die Kriterien und Bedingungen für die Ausübung dieser Rechte gemäß den geltenden Gesetzen erfüllt.
Sie haben möglicherweise auch das Recht, eine Beschwerde bei den zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörden einzureichen, wenn Sie eine Beschwerde bezüglich unserer Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß den geltenden Gesetzen haben.


11 Kontakt

Wenn Sie Fragen zu Ihren Rechten haben oder eines oder mehrere Ihrer Rechte ausüben möchten, wenden Sie sich bitte an data-protection@om-digitalsolutions.com.


12 Datum des Inkrafttretens

Diese Datenschutzerklärung wird aktualisiert und tritt am [30. Juni 2025] in Kraft.


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Datenschutzerklärung (Teil 4 – Allgemeines)

Diese Datenschutzerklärung gilt für den Umgang mit personenbezogenen Daten von Benutzern mit Wohnsitz in anderen Ländern als dem Europäischen Wirtschaftsraum, dem Vereinigten Königreich, den Vereinigten Staaten, Kanada, Australien und Neuseeland.


1 Welche Art personenbezogener Daten werden verarbeitet?

Die folgenden personenbezogenen Daten werden im Zusammenhang mit ODMS Cloud erfasst:

  • Name der Firma
  • Land
  • Name des Administrators
  • E-Mail-Adresse des Administrators
  • Passwort des Administrators
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  • Autoren-ID
  • Tondaten

Benutzer können beim Verwenden der ODMS Cloud-Funktionen auch Tondaten in die ODMS Cloud hochladen, unter anderem für Zwecke wie Speicherung, Freigabe und Sprach-zu-Text-Transkription. Solche Tondaten werden von OMDS im Auftrag der Benutzer als Datenverarbeiter verarbeitet und von OMDS in seiner Funktion als Datenverantwortlicher nicht als personenbezogene Daten erfasst.


2 Zu welchen Zwecken verarbeiten wir personenbezogene Daten?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um Ihre Registrierungsanfrage für ODMS Cloud zu verwalten, Ihre Mitgliedschaft zu verwalten, Ihnen den Zugriff auf und die Nutzung der von ODMS Cloud angebotenen Funktionen (einschließlich Audioaufzeichnung und Sprach-zu-Text-Transkriptionsfunktion) zu ermöglichen, allgemein mit Ihnen zu kommunizieren, Sie über die Gewährung einer nicht exklusiven Lizenz für diesen Dienst (einschließlich einer Bestellung oder deren Verlängerung) zu benachrichtigen, das Interesse an ODMS Cloud zu messen und diese zu verbessern, Probleme zu beheben, potenzielle verbotene oder illegale Aktivitäten zu verhindern und Sie bei Bedarf gesondert über die Datenverarbeitung zu benachrichtigen.
Wenn Sie uns Informationen zur Verfügung stellen, verwenden wir Ihre Informationen, um Ihre Produktregistrierungen zu verwalten und sie mit Ihrem Konto zu verknüpfen. Ebenso kann die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Durchführung des Nutzungsvertrages für ODMS Cloud erforderlich sein. Dies gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind.
In die ODMS Cloud hochgeladene Tondaten können von einem Unterprozessor verarbeitet werden, um sie in Textdaten umzuwandeln. Wir löschen die Original-Tondaten umgehend nach Abschluss der Transkription und bewahren die Daten danach nicht mehr auf.
Darüber hinaus können wir personenbezogene Daten und von Ihnen eingegebene Informationen zum Zweck der Nutzung von ODMS Cloud verarbeiten.
Wir werden Sie nur mit elektronischen Nachrichten in Bezug auf den Service kontaktieren, die keinen werblichen Charakter haben.


3 An wen übermitteln wir Ihre Daten?

Die von Ihnen erhobenen personenbezogenen Daten werden hauptsächlich in Irland verarbeitet. ODMS Cloud ist jedoch Teil einer großen internationalen Unternehmensgruppe. Für den Betrieb der ODMS Cloud kann es erforderlich sein, den unten genannten OMDS-Einheiten und unseren Dienstanbietern, von denen sich einige in anderen Ländern als Ihrem Wohnsitzland befinden, Zugriff auf Ihre Daten zu gewähren. Obwohl Datenschutz- und andere Gesetze anderer Länder möglicherweise nicht so umfassend sind wie die in Ihrem Wohnsitzland, ergreifen wir Maßnahmen, um sicherzustellen, dass Ihre Privatsphäre geschützt ist.
Insbesondere im Zusammenhang mit der von ODMS Cloud bereitgestellten Funktion zur Sprach-zu-Text-Transkription können von Benutzern hochgeladene Tondaten vorübergehend an einen Unterauftragsverarbeiter mit Sitz in Japan übertragen und von diesem verarbeitet werden, um die Tondaten in Textdaten umzuwandeln. Der Unterauftragsverarbeiter handelt ausschließlich im Auftrag des Benutzers und von OMDS und behält die ursprünglichen Tondaten nach Abschluss des Konvertierungsprozesses nicht bei.
Die resultierenden Textdaten werden auf Servern in Irland gespeichert. Auf Grundlage der Anweisungen des Benutzers in der ODMS Cloud können diese Textdaten dem Benutzer und den vom Benutzer benannten Sekretären oder Schreibkräften zum Zweck der Überprüfung und Bearbeitung der Transkription zur Verfügung gestellt werden.
Wenn Sie unsere Dienste nutzen, müssen Sie sich darüber im Klaren sein, dass auf Ihre Informationen von unseren Einrichtungen aus zugegriffen werden kann, wie in dieser Datenschutzerklärung beschrieben.
Wir können Ihre personenbezogenen Daten bei Bedarf an die folgenden Unternehmen innerhalb unserer Unternehmensgruppe weitergeben. Die folgenden Unternehmen nehmen an dem Programm teil und erbringen bei Bedarf gemeinsam mit uns Dienstleistungen.

  • OM Digital Solutions GmbH (mit Sitz in Deutschland),
  • OM Digital Solutions America Inc. (mit Sitz in den Vereinigten Staaten) und
  • OM Digital Solutions Australia Proprietary Limited (mit Sitz in Australien).

Wir können personenbezogene Daten an Händler weitergeben, die über diese Informationen verfügen müssen, um die vereinbarte Dienstleistung erbringen zu können, und die gemäß dieser Datenschutzerklärung verpflichtet sind, diese Informationen zu pflegen. Keines dieser Unternehmen wird die Daten für andere Zwecke als die Verwaltung der ODMS Cloud verarbeiten. Wir können berechtigt sein, Ihre Daten zu übermitteln:

  • Als Reaktion auf Zwangsmaßnahmen, Gerichtsbeschlüsse oder andere Gerichtsverfahren; zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen; oder auf jede andere Art und Weise, die durch die anwendbaren Gesetze vorgeschrieben ist. In einem solchen Fall behalten wir uns das Recht vor, alle uns zustehenden rechtlichen Bedenken oder Rechte geltend zu machen oder darauf zu verzichten.
  • Wenn wir glauben, dass es angebracht ist, rechtswidrige Aktivitäten zu untersuchen, zu verhindern oder gegen rechtswidrige oder vermutete rechtswidrige Aktivitäten vorzugehen; um die Rechte, das Eigentum oder die Sicherheit unseres Unternehmens oder dieser Website, unserer Kunden oder anderer zu schützen und zu verteidigen; und in Verbindung mit ODMS Cloud.
  • Im Zusammenhang mit einer Unternehmenstransaktion, wie etwa einer Abspaltung, Fusion, Konsolidierung oder Veräußerung von Vermögenswerten, oder im unwahrscheinlichen Fall einer Insolvenz.

Wenn Ihre personenbezogenen Daten in einem solchen Fall an Dritte weitergegeben werden sollen, haben Sie möglicherweise das Recht, der Datenverarbeitung gemäß den geltenden Gesetzen zu widersprechen oder diese einzuschränken.


4 Wie lange werden wir Ihre personenbezogenen Daten speichern?

Um unsere Daten stets aktuell zu halten, speichern wir die personenbezogenen Daten der Nutzer für die Dauer der Vertragslaufzeit. Sobald Ihr Konto für ODMS Cloud abläuft oder gekündigt wird, wird Ihr Profil inaktiv und Sie können sich nicht mehr anmelden, ohne vorher die Wiederherstellung Ihres Kontos oder Ihrer Anwendung anzufordern. Bitte beachten Sie, dass Sie sich nach der Schließung eines Kontos nicht mehr anmelden können und daher keinen direkten Zugriff auf die personenbezogenen Daten haben. Zur Geltendmachung Ihrer Rechte beachten Sie bitte Ziffer 10.
Die personenbezogenen Daten werden unverzüglich gelöscht, wenn die Verarbeitung für die angegebenen Zwecke nicht mehr erforderlich ist.
Zur Sprach-zu-Text-Transkription in die ODMS Cloud hochgeladene Tondaten werden zum Zweck der Transkription verarbeitet und nach Abschluss des Konvertierungsprozesses umgehend gelöscht. Die resultierenden Textdaten werden auf Servern in Irland gespeichert, solange dies zur Bereitstellung der ODMS-Cloud-Dienste und zur Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen erforderlich ist, und werden unverzüglich gelöscht, wenn sie nicht mehr benötigt werden.


5 Cookies und andere Technologien

Die ODMS Cloud-Website verwendet nur Sitzungscookies für die ODMS Cloud. Sitzungscookies ermöglichen es Website-Betreibern, die Aktionen eines Benutzers während einer Browsersitzung zu verknüpfen. Eine Browsersitzung beginnt, wenn ein Benutzer das Browserfenster öffnet, und endet, wenn der Benutzer das Browserfenster schließt. Sitzungscookies werden temporär erstellt. Sobald Sie den Browser schließen, werden alle Sitzungscookies gelöscht. Darüber hinaus verwendet OMDS keine Cookies oder ähnliche Technologien, um Besucher dieser Website zu verfolgen.


6 Wie wir Ihre personenbezogenen Daten schützen

Wir verpflichten uns zum Schutz der von uns erfassten personenbezogenen Daten. Wir haben geeignete technische und organisatorische Maßnahmen umgesetzt, um ein dem Risiko angemessenes Sicherheitsniveau gemäß den geltenden Gesetzen zu gewährleisten. Beispielsweise dürfen nur autorisierte Mitarbeiter auf personenbezogene Daten zugreifen, und zwar nur im Rahmen autorisierter Geschäftsfunktionen. Darüber hinaus verwenden wir Verschlüsselung, wenn wir Ihre sensiblen personenbezogenen Daten zwischen Ihrem und unserem System übertragen. Diktate können im DSS Pro-Format mit 256-Bit-AES-Verschlüsselung aufgezeichnet werden. Wir nutzen Firewalls, um sicherzustellen, dass Unbefugte keinen Zugriff auf Ihre Daten erhalten.


7 Schutz der Privatsphäre von Kindern

Unsere Websites richten sich an eine bestimmte Zielgruppe und wir bieten keine Dienste für Kinder an. Eine Anmeldung auf der Website ist erforderlich. Kinder haben keinen Zutritt. Wenn uns bekannt wird, dass ein Kind unter 16 Jahren personenbezogene Daten an uns übermittelt hat, werden wir diese Daten unverzüglich löschen.


8 Externe Links

Unsere Website kann Links oder Verweise auf andere Websites Dritter enthalten, die nicht unserer Kontrolle unterliegen. Bitte beachten Sie, dass Sie mit dem Verlassen unserer Websites auch den Geltungsbereich dieser Datenschutzerklärung verlassen.


9 Änderungen vorbehalten

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung regelmäßig zu aktualisieren, wenn sich rechtliche, technische oder wirtschaftliche Rahmenbedingungen ändern. Wenn wir unsere Datenschutzerklärung aktualisieren, werden wir geeignete Maßnahmen ergreifen, um Sie ordnungsgemäß über die Bedeutung der von uns vorgenommenen Änderungen zu informieren. Wir werden Ihre Zustimmung zu allen wesentlichen Änderungen der Datenschutzerklärung einholen, sofern und soweit dies nach den geltenden Gesetzen erforderlich ist.


10 Rechte des Benutzers

Gemäß den geltenden Gesetzen haben Sie möglicherweise mehrere Rechte in Bezug auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns, darunter die Anforderung des Zugriffs auf Ihre personenbezogenen Daten, deren Berichtigung oder Löschung, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die Forderung nach Datenübertragbarkeit, und Ihre Zustimmung zu dieser Datenschutzerklärung zu widerrufen. In bestimmten Fällen haben Sie auch das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen.
Wenn wir eine Anfrage auf der Grundlage Ihrer oben genannten Rechte erhalten, werden wir unverzüglich alle erforderlichen Untersuchungen durchführen und prüfen, ob Ihre Anfrage die Kriterien und Bedingungen für die Ausübung dieser Rechte gemäß den geltenden Gesetzen erfüllt.
Sie haben möglicherweise auch das Recht, eine Beschwerde bei den zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörden einzureichen, wenn Sie eine Beschwerde bezüglich unserer Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß den geltenden Gesetzen haben.


11 Kontakt

Wenn Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung haben oder eines oder mehrere Ihrer Rechte ausüben möchten, kontaktieren Sie uns bitte unter data-protection@om-digitalsolutions.com.


12 Datum des Inkrafttretens

Diese Datenschutzerklärung wird aktualisiert und tritt am [30. Juni 2025] in Kraft.




Änderungsverlauf
[30. Juni 2025]: Überarbeitung
1. April 2024: Erstveröffentlichung



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