language
OMDS collecte des informations relatives à une personne physique identifiée ou identifiable (« Données personnelles ») auprès des Utilisateurs dans le cadre de la fourniture du Cloud ODMS. Nous agirons conformément aux lois et réglementations applicables à OMDS dans les pays et régions où nous exerçons nos activités (ces lois et réglementations sont ci-après collectivement appelées les « Lois applicables »), et nous nous efforcerons de protéger correctement les données personnelles en fonction sur notre Avis de confidentialité.
Pour les utilisateurs résidant dans l’Espace économique européen et au Royaume-Uni, veuillez cliquer et lire attentivement l’avis de confidentialité (partie 1 – EEE et Royaume-Uni).
Pour les utilisateurs résidant aux États-Unis et au Canada, veuillez cliquer et lire attentivement l'avis de confidentialité (partie 2 – États-Unis et Californie).
Pour les utilisateurs résidant en Australie et en Nouvelle-Zélande, veuillez cliquer et lire attentivement l'avis de confidentialité (partie 3 – AUS et NZ).
Pour les utilisateurs résidant dans des pays autres que les pays mentionnés ci-dessus, veuillez cliquer et lire attentivement l'avis de confidentialité (partie 4 – Général).
Cet avis de confidentialité s'applique au traitement des données personnelles des utilisateurs résidant dans l'Espace économique européen et au Royaume-Uni.
1 WQuel type de données personnelles est traité ?
Les Données Personnelles suivantes sont collectées dans le cadre d’ODMS Cloud :
Les utilisateurs peuvent également télécharger des données sonores sur ODMS Cloud lorsqu'ils utilisent les fonctionnalités d'ODMS Cloud, notamment à des fins telles que le stockage, le partage et la transcription de la voix en texte. Ces données sonores sont traitées par OMDS pour le compte des Utilisateurs en tant que sous-traitant de données et ne sont pas collectées en tant que Données Personnelles par OMDS en sa qualité de responsable du traitement.
2 À quelles fins traitons-nous les données personnelles ?
Nous traitons principalement les données personnelles sur la base de votre consentement au présent avis de confidentialité. Sauf lorsque cela est justifié par votre consentement, nous traiterons généralement les données personnelles lorsque cela est nécessaire (i) pour l'exécution des contrats exécutés avec vous ; (ii) pour garantir le respect de nos obligations légales ; ou (iii) pour nos intérêts légitimes (ou ceux d'un tiers), à condition que vos intérêts et droits fondamentaux ne prévalent pas sur ces intérêts.
En particulier, nous traitons les Données Personnelles aux fins de gérer votre demande d'inscription à ODMS Cloud ; de gérer votre adhésion, de fournir l'accès et l'utilisation des fonctionnalités (y compris l'enregistrement audio et la fonction de transcription vocale) offertes par ODMS Cloud ; de communiquer avec vous en général ; de vous informer de l'octroi d'une licence non exclusive pour ce service (y compris un bon de commande ou un renouvellement) ; de mesurer l'intérêt et l'amélioration d'ODMS Cloud ; de résoudre les problèmes ; de prévenir les activités potentiellement interdites ou illégales ; et de vous informer séparément du traitement des données lorsque cela est nécessaire.
Étant donné que l'enregistrement est nécessaire pour ODMS Cloud et donc pour l'exécution d'un contrat auquel la personne concernée est partie, la base juridique du traitement est la nécessité pour l'exécution d'un contrat auquel la personne concernée est partie.
Si vous nous fournissez des informations, nous utiliserons vos informations pour administrer vos enregistrements de produits et les lier à votre compte. De même, le traitement des données personnelles peut être nécessaire à l'exécution sur la base du contrat d'utilisation d'ODMS Cloud. Ceci s'applique également aux traitements nécessaires à l'exécution de mesures précontractuelles.
Les données sonores téléchargées sur ODMS Cloud peuvent être traitées dans le but de les convertir en données textuelles via un sous-processeur. Nous supprimerons les données sonores originales rapidement après avoir terminé le processus de transcription et ne conserverons pas les données par la suite.
Au-delà de cela, nous pouvons traiter les données personnelles et les informations que vous saisissez dans le but d'utiliser ODMS Cloud.
Nous vous contacterons uniquement avec des messages électroniques relatifs au service qui ne sont pas de nature promotionnelle.
3 À qui transférons-nous vos données ?
Les données personnelles collectées auprès de vous seront traitées principalement en Irlande. Cependant, OMDS fait partie d’un grand groupe international d’entreprises. Il peut être nécessaire pour le fonctionnement d'ODMS Cloud d'accorder l'accès à vos données à notre société du groupe mentionnée ci-dessous et à nos prestataires de services, dont certains sont situés dans des pays qui peuvent ne pas être reconnus par la Commission européenne ou le Bureau du Commissaire à l'information comme offrant un niveau adéquat de protection des données.
Bien que la protection des données et les autres lois d’autres pays puissent ne pas être aussi complètes que celles de votre pays de résidence, nous prenons des mesures pour garantir la protection de votre vie privée. Nous transférons des données personnelles vers ces pays uniquement lorsque nous avons pu mettre en œuvre des garanties appropriées qui garantissent la protection de vos données personnelles. Pour plus d'informations, y compris la procédure d'obtention d'une copie des documents utilisés pour protéger vos données personnelles, veuillez nous contacter à data-protection@om-digitalsolutions.com data-protection@om-digitalsolutions.com.
En particulier, dans le cadre de la fonction de transcription voix-texte fournie par ODMS Cloud, les données sonores téléchargées par les utilisateurs peuvent être temporairement transférées et traitées par un sous-traitant situé au Japon dans le but de convertir les données sonores en données textuelles. Le sous-traitant agit uniquement au nom de l'utilisateur et d'OMDS et ne conserve pas les données sonores originales une fois le processus de conversion terminé.
Les données textuelles résultantes seront stockées sur des serveurs situés en Irlande. Sur la base des instructions données par l'Utilisateur dans ODMS Cloud, ces données textuelles peuvent être mises à la disposition de l'Utilisateur et des secrétaires ou dactylos désignés par l'Utilisateur à des fins de vérification et d'édition de la transcription.
En utilisant nos services, vous devez savoir que vos informations sont accessibles depuis nos installations comme décrit dans le présent avis de confidentialité.
Nous pouvons transférer vos données personnelles, si nécessaire, à la société suivante au sein de notre groupe d'entreprises, et la société suivante participe au programme et fournit des services en collaboration avec nous si nécessaire.
Nous pouvons transférer des données personnelles aux revendeurs qui doivent disposer de ces informations pour permettre de fournir le service convenu et qui sont tenus de conserver ces informations en vertu du présent avis de confidentialité. Aucune de ces sociétés ne traitera les données à d'autres fins que la gestion d'ODMS Cloud.
Nous sommes en droit de transférer vos données conformément aux lois applicables :
Dans un tel cas, si les données personnelles doivent être transférées à des tiers, vous pouvez avoir le droit de vous opposer ou de restreindre le traitement des données conformément aux lois applicables.
4 Combien de temps allons-nous conserver vos données personnelles ?
Afin de maintenir nos données constamment à jour, nous conserverons les Données Personnelles des Utilisateurs pendant la durée contractuelle effective. Une fois votre compte ODMS Cloud expiré ou résilié, votre profil deviendra inactif et vous ne pourrez plus vous connecter sans demande préalable de rétablissement de votre compte ou de votre application. Veuillez noter qu'une fois votre compte clôturé, vous ne pourrez plus vous connecter et n'aurez donc plus accès directement aux Données Personnelles. Pour faire valoir vos droits, veuillez vous référer à la section 10.
Les Données Personnelles seront supprimées sans délai injustifié lorsque le traitement ne sera plus nécessaire aux fins indiquées.
Les données sonores téléchargées sur ODMS Cloud pour la transcription voix-texte seront traitées à des fins de transcription et supprimées rapidement une fois le processus de conversion terminé. Les données textuelles résultantes seront stockées sur des serveurs situés en Irlande, aussi longtemps que nécessaire pour fournir les services ODMS Cloud et remplir les obligations contractuelles, et seront supprimées sans délai injustifié lorsqu'elles ne seront plus nécessaires.
La conservation peut être prolongée lorsque cela est imposé par la législation européenne, nationale ou autre à laquelle nous sommes soumis. Les données personnelles seront également supprimées si une période de conservation prescrite par cette législation expire, à moins qu'une conservation supplémentaire des données personnelles ne soit nécessaire à la conclusion ou à l'exécution d'un contrat
5 Cookies et autres technologies
Le site Internet ODMS Cloud utilise uniquement des cookies de session pour le Cloud ODMS. Les cookies de session permettent aux opérateurs de sites Web de lier les actions d'un utilisateur au cours d'une session de navigateur. Une session de navigateur commence lorsqu'un utilisateur ouvre la fenêtre du navigateur et se termine lorsque l'utilisateur ferme la fenêtre du navigateur. Les cookies de session sont créés temporairement. Une fois le navigateur fermé, tous les cookies de session sont supprimés. En dehors de cela, OMDS n'utilise pas de cookies ou de technologies similaires pour suivre les visiteurs de ce site Web.
6 Comment nous protégeons vos données personnelles
Nous nous engageons à protéger les données personnelles que nous collectons. Nous avons mis en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer un niveau de sécurité adapté au risque. Par exemple, seuls les employés autorisés peuvent accéder aux données personnelles, et uniquement dans le cadre de fonctions commerciales autorisées. De plus, nous utilisons le cryptage lorsque nous transférons vos données personnelles sensibles entre votre système et le nôtre. Les dictées peuvent être enregistrées au format DSS Pro avec un cryptage AES 256 bits. Nous utilisons des pare-feu pour garantir que des personnes non autorisées n'aient pas accès à vos informations.
7 Protéger la vie privée des enfants
Nos sites Web s'adressent à un public spécifique et nous n'offrons pas de services aux enfants. L'inscription sur le site Internet est obligatoire et les enfants ne seront pas admis. Lorsque nous apprenons qu'un enfant de moins de 16 ans nous a soumis des données personnelles, nous supprimerons ces données immédiatement.
8 Liens externes
Notre site Internet peut contenir des liens ou des références vers d’autres sites Internet tiers, qui ne sont pas sous notre contrôle. Veuillez reconnaître que lorsque vous quittez nos sites Web, vous quittez également le champ d'application de cet avis de confidentialité.
9 Sous réserve de modifications
Nous nous réservons le droit de mettre à jour régulièrement cet avis de confidentialité si les conditions juridiques, techniques ou économiques changent. Lorsque nous mettrons à jour notre Avis de confidentialité, nous prendrons les mesures appropriées pour vous informer correctement de l'importance des modifications que nous apportons. Nous demanderons votre consentement pour toute modification importante de l’avis de confidentialité si et dans la mesure requise par les lois applicables.
10 Droits de l'utilisateur
Conformément aux lois applicables, vous pouvez disposer de plusieurs droits sur notre traitement de vos données personnelles, qui peuvent inclure, demander l'accès, la correction ou la suppression de vos données personnelles, restreindre le traitement de vos données personnelles, demander la portabilité des données, et de retirer votre consentement à cet avis de confidentialité. Vous avez également le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles dans certains cas.
Lorsque nous recevrons une demande basée sur vos droits ci-dessus, nous mènerons sans délai toutes les enquêtes nécessaires et déterminerons si votre demande répond aux critères et aux conditions nécessaires à l'exercice de ces droits en vertu des lois applicables.
Vous pouvez également avoir le droit de déposer une plainte auprès des autorités de contrôle de la protection des données compétentes si vous avez une plainte concernant notre traitement de vos données personnelles conformément aux lois applicables.
11 Contact
Si vous avez des questions sur vos droits ou si vous souhaitez exercer un ou plusieurs de vos droits, veuillez nous contacter à data-protection@om-digitalsolutions.com.
Notre représentant dans l’Espace économique européen aux fins du présent avis de confidentialité est la société suivante. Vous pouvez contacter notre représentant en envoyant un courriel à l'adresse suivante.
OM Digital Solutions GmbH.
Willy-Brandt-Strasse 23, 20457 Hambourg, Allemagne
data-protection@om-digitalsolutions.com
12 Date effective
Cet avis de confidentialité est mis à jour et entre en vigueur le [30 Juin 2025].
Cet avis de confidentialité s'applique au traitement des données personnelles des utilisateurs résidant aux États-Unis et au Canada.
1 Quel type de données personnelles est traité ?
Nous avons collecté au cours des douze derniers mois et continuerons de collecter des identifiants, des informations audio et des informations personnelles sensibles en vertu de la California Consumer Privacy Act.
En particulier, les Données Personnelles suivantes sont collectées dans le cadre d’ODMS Cloud :
Les utilisateurs peuvent également télécharger des données sonores sur ODMS Cloud lorsqu'ils utilisent les fonctionnalités d'ODMS Cloud, notamment à des fins telles que le stockage, le partage et la transcription de la voix en texte. Ces données sonores sont traitées par OMDS pour le compte des Utilisateurs en tant que sous-traitant de données et ne sont pas collectées en tant que Données Personnelles par OMDS en sa qualité de responsable du traitement.
2 À quelles fins traitons-nous les données personnelles ?
Nous traitons les données personnelles aux fins de gérer votre demande d'inscription à ODMS Cloud ; de gérer votre adhésion, de fournir l'accès et l'utilisation des fonctionnalités (y compris l'enregistrement audio et la fonction de transcription vocale) offertes par ODMS Cloud ; de communiquer avec vous en général ; de vous informer de l'octroi d'une licence non exclusive pour ce service (y compris un bon de commande ou son renouvellement) ; de mesurer l'intérêt pour et d'améliorer ODMS Cloud ; de résoudre les problèmes ; de prévenir d'éventuelles activités interdites ou illégales ; et de vous informer séparément du traitement des données lorsque cela est nécessaire.
Si vous nous fournissez des informations, nous utiliserons vos informations pour administrer vos enregistrements de produits et les lier à votre compte. De même, le traitement des données personnelles peut être nécessaire à l'exécution sur la base du contrat d'utilisation d'ODMS Cloud. Ceci s'applique également aux traitements nécessaires à l'exécution de mesures précontractuelles.
Les données sonores téléchargées sur ODMS Cloud peuvent être traitées dans le but de les convertir en données textuelles via un sous-processeur. Nous supprimerons les données sonores originales rapidement après avoir terminé le processus de transcription et ne conserverons pas les données par la suite.
Au-delà de cela, nous pouvons traiter les données personnelles et les informations que vous saisissez dans le but d'utiliser ODMS Cloud.
Nous vous contacterons uniquement avec des messages électroniques relatifs au service qui ne sont pas de nature promotionnelle.
3 À qui transférons-nous vos données ?
Les données personnelles collectées auprès de vous seront traitées principalement en Irlande et aux États-Unis. Cependant, ODMS Cloud fait partie d’un grand groupe international d’entreprises. Il peut être nécessaire pour le fonctionnement d'ODMS Cloud d'accorder l'accès à vos données à notre société du groupe mentionnée ci-dessous et à nos prestataires de services, dont certains sont situés dans des pays autres que les États-Unis ou le Canada. Bien que la protection des données et les autres lois d’autres pays puissent ne pas être aussi complètes que celles de votre pays de résidence, nous prenons des mesures pour garantir la protection de votre vie privée.
En particulier, dans le cadre de la fonction de transcription voix-texte fournie par ODMS Cloud, les données sonores téléchargées par les utilisateurs peuvent être temporairement transférées et traitées par un sous-traitant situé au Japon dans le but de convertir les données sonores en données textuelles. Le sous-traitant agit uniquement au nom de l'utilisateur et d'OMDS et ne conserve pas les données sonores originales une fois le processus de conversion terminé.
Les données textuelles résultantes seront stockées sur des serveurs situés aux États-Unis. Sur la base des instructions données par l'Utilisateur dans ODMS Cloud, ces données textuelles peuvent être mises à la disposition de l'Utilisateur et des secrétaires ou dactylos désignés par l'Utilisateur à des fins de vérification et d'édition de la transcription.
En utilisant nos services, vous devez savoir que vos informations sont accessibles depuis nos installations comme décrit dans le présent avis de confidentialité.
Nous pouvons transférer vos données personnelles, si nécessaire, à la société suivante au sein de notre groupe d'entreprises, et la société suivante participe au programme et fournit des services en collaboration avec nous si nécessaire.
Nous pouvons transférer des données personnelles aux revendeurs qui doivent disposer de ces informations pour permettre de fournir le service convenu et qui sont tenus de conserver ces informations en vertu du présent avis de confidentialité. Aucune de ces sociétés ne traitera les données à d'autres fins que la gestion d'ODMS Cloud.
Nous pouvons être en droit de transférer vos données :
Dans un tel cas, si vos données personnelles doivent être transférées à des tiers, vous pouvez avoir le droit de vous opposer ou de restreindre le traitement des données conformément aux lois applicables.
Nous n'avons vendu ni partagé aucune donnée personnelle au cours des douze derniers mois. Dans le présent Avis de confidentialité, le terme « vente » signifie la divulgation de données personnelles à un tiers pour une contrepartie monétaire ou autre, et le terme « partage » signifie la divulgation de données personnelles à un tiers pour des publicités comportementales cross-text, indépendamment de l'argent ou autre considération précieuse.
4 Combien de temps allons-nous conserver vos données personnelles ?
Afin de maintenir nos données constamment à jour, nous conserverons les Données Personnelles des Utilisateurs pendant la durée contractuelle effective. Une fois votre compte ODMS Cloud expiré ou résilié, votre profil deviendra inactif et vous ne pourrez plus vous connecter sans demande préalable de rétablissement de votre compte ou de votre application. Veuillez noter qu’une fois votre compte clôturé, vous ne pourrez plus vous connecter et n’aurez donc plus accès directement à vos Données Personnelles. Pour faire valoir vos droits, veuillez vous référer à la section 10.
Les Données Personnelles seront supprimées sans délai injustifié lorsque le traitement ne sera plus nécessaire aux fins indiquées.
Les données sonores téléchargées sur ODMS Cloud pour la transcription voix-texte seront traitées à des fins de transcription et supprimées rapidement une fois le processus de conversion terminé. Les données textuelles résultantes seront stockées sur des serveurs situés aux États-Unis, aussi longtemps que nécessaire pour fournir les services ODMS Cloud et remplir les obligations contractuelles, et seront supprimées sans délai injustifié lorsqu'elles ne seront plus nécessaires.
5 Cookies et autres technologies
Le site Internet ODMS Cloud utilise uniquement des cookies de session pour le Cloud ODMS. Les cookies de session permettent aux opérateurs de sites Web de lier les actions d'un utilisateur au cours d'une session de navigateur. Une session de navigateur commence lorsqu'un utilisateur ouvre la fenêtre du navigateur et se termine lorsque l'utilisateur ferme la fenêtre du navigateur. Les cookies de session sont créés temporairement. Une fois le navigateur fermé, tous les cookies de session sont supprimés. En dehors de cela, OMDS n'utilise pas de cookies ou de technologies similaires pour suivre les visiteurs de ce site Web.
6 Comment nous protégeons vos données personnelles
Nous nous engageons à protéger les données personnelles que nous collectons. Nous avons mis en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer un niveau de sécurité adapté au risque. Par exemple, seuls les employés autorisés peuvent accéder aux données personnelles, et uniquement dans le cadre de fonctions commerciales autorisées. De plus, nous utilisons le cryptage lorsque nous transférons vos données personnelles sensibles entre votre système et le nôtre. Les dictées peuvent être enregistrées au format DSS Pro avec un cryptage AES 256 bits. Nous utilisons des pare-feu pour garantir que des personnes non autorisées n'aient pas accès à vos informations.
7 Protéger la vie privée des enfants
Nos sites Web s'adressent à un public spécifique et nous n'offrons pas de services aux enfants. L'inscription sur le site Internet est obligatoire et les enfants ne seront pas admis. Lorsque nous apprenons qu'un enfant de moins de 16 ans nous a soumis des données personnelles, nous supprimerons ces données immédiatement.
8 Liens externes
Notre site Internet peut contenir des liens ou des références vers d’autres sites Internet tiers, qui ne sont pas sous notre contrôle. Veuillez reconnaître que lorsque vous quittez nos sites Web, vous quittez également le champ d'application de cet avis de confidentialité.
9 Sous réserve de modifications
Nous nous réservons le droit de mettre à jour régulièrement cet avis de confidentialité si les conditions juridiques, techniques ou économiques changent. Lorsque nous mettrons à jour notre Avis de confidentialité, nous prendrons les mesures appropriées pour vous informer correctement de l'importance des modifications que nous apportons. Nous demanderons votre consentement pour toute modification importante de l’avis de confidentialité si et dans la mesure requise par les lois applicables.
10 Droits de l'utilisateur
Conformément aux lois applicables, vous pouvez disposer de plusieurs droits sur notre traitement de vos données personnelles, qui peuvent inclure, demander l'accès, la correction ou la suppression de vos données personnelles, restreindre le traitement de vos données personnelles, demander la portabilité des données, et de retirer votre consentement à cet avis de confidentialité. Vous avez également le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles dans certains cas.
Lorsque nous recevrons une demande basée sur vos droits ci-dessus, nous mènerons sans délai toutes les enquêtes nécessaires et déterminerons si votre demande répond aux critères et aux conditions nécessaires à l'exercice de ces droits en vertu des lois applicables.
Vous pouvez également avoir le droit de déposer une plainte auprès des autorités de contrôle de la protection des données compétentes si vous avez une plainte concernant notre traitement de vos données personnelles conformément aux lois applicables.
Si vous résidez en Californie, vous disposez des droits suivants concernant les données personnelles collectées et traitées par nous conformément à la loi californienne sur la protection des consommateurs :
11 Contact
Si vous avez des questions sur vos droits ou si vous souhaitez exercer un ou plusieurs de vos droits, veuillez nous contacter à data-protection@om-digitalsolutions.com.
Si vous résidez en Californie, pour exercer vos droits d'accès, de suppression et de correction décrits ci-dessus, veuillez nous soumettre une demande de consommateur vérifiable. Seul vous, une personne physique autorisée par vous, une personne enregistrée auprès du secrétaire d'État de Californie, une personne mandatée par vous ou votre conservateur pouvez soumettre une demande de consommateur vérifiable relative à vos données personnelles. Vous pouvez également faire une demande de consommateur vérifiable au nom de votre enfant mineur.
Une « demande vérifiable du consommateur » doit :
12 Date effective
Cet avis de confidentialité est mis à jour et entre en vigueur le [30 Juin 2025].
Cet avis de confidentialité s'applique au traitement des données personnelles des utilisateurs résidant en Australie et en Nouvelle-Zélande.
1 Quel type de données personnelles est traité ?
Les Données Personnelles suivantes sont collectées dans le cadre d’ODMS Cloud :
Les utilisateurs peuvent également télécharger des données sonores sur ODMS Cloud lorsqu'ils utilisent les fonctionnalités d'ODMS Cloud, notamment à des fins telles que le stockage, le partage et la transcription de la voix en texte. Ces données sonores sont traitées par OMDS pour le compte des Utilisateurs en tant que sous-traitant de données et ne sont pas collectées en tant que Données Personnelles par OMDS en sa qualité de responsable du traitement.
Si vous ne fournissez pas certaines informations lorsque cela vous est demandé, nous pourrions ne pas être en mesure d'exécuter le contrat que nous avons conclu avec vous (comme vous fournir nos services), ou nous pourrions être empêchés de respecter nos obligations légales.
2 À quelles fins traitons-nous les données personnelles ?
Nous traitons les données personnelles aux fins de gérer votre demande d'inscription à ODMS Cloud ; de gérer votre adhésion, de fournir l'accès et l'utilisation des fonctionnalités (y compris l'enregistrement audio et la fonction de transcription vocale) offertes par ODMS Cloud ; de communiquer avec vous en général ; de vous informer de l'octroi d'une licence non exclusive pour ce service (y compris un bon de commande ou son renouvellement) ; de mesurer l'intérêt pour et d'améliorer ODMS Cloud ; de résoudre les problèmes ; de prévenir d'éventuelles activités interdites ou illégales ; et de vous informer séparément du traitement des données lorsque cela est nécessaire.
Si vous nous fournissez des informations, nous utiliserons vos informations pour administrer vos enregistrements de produits et les lier à votre compte. De même, le traitement des données personnelles peut être nécessaire à l'exécution sur la base du contrat d'utilisation d'ODMS Cloud. Ceci s'applique également aux traitements nécessaires à l'exécution de mesures précontractuelles.
Les données sonores téléchargées sur ODMS Cloud peuvent être traitées dans le but de les convertir en données textuelles via un sous-processeur. Nous supprimerons les données sonores originales rapidement après avoir terminé le processus de transcription et ne conserverons pas les données sonores originales par la suite.
Au-delà de cela, nous pouvons traiter les données personnelles et les informations que vous saisissez dans le but d'utiliser ODMS Cloud.
Nous vous contacterons uniquement avec des messages électroniques relatifs au service qui ne sont pas de nature promotionnelle.
3 À qui transférons-nous vos données ?
Les données personnelles collectées auprès de vous seront traitées principalement en Irlande et en Australie. Cependant, OMDS fait partie d’un grand groupe international d’entreprises. Il peut être nécessaire pour le fonctionnement d'ODMS Cloud d'accorder l'accès à vos données à notre société du groupe mentionnée ci-dessous et à nos prestataires de services, dont certains sont situés dans des pays autres que l'Australie ou la Nouvelle-Zélande. Bien que la protection des données et les autres lois d’autres pays puissent ne pas être aussi complètes que celles de votre pays, nous prenons des mesures pour garantir la protection de votre vie privée.
En particulier, dans le cadre de la fonction de transcription voix-texte fournie par ODMS Cloud, les données sonores téléchargées par les utilisateurs peuvent être temporairement transférées et traitées par un sous-traitant situé au Japon dans le but de convertir les données sonores en données textuelles. Le sous-traitant agit uniquement au nom de l'utilisateur et d'OMDS et ne conserve pas les données sonores originales une fois le processus de conversion terminé.
Les données textuelles résultantes seront stockées sur des serveurs situés en Australie. Sur la base des instructions données par l'Utilisateur dans ODMS Cloud, ces données textuelles peuvent être mises à la disposition de l'Utilisateur et des secrétaires ou dactylos désignés par l'Utilisateur à des fins de vérification et d'édition de la transcription.
En utilisant nos services, vous devez savoir que vos informations sont accessibles depuis nos installations comme décrit dans le présent avis de confidentialité.
Nous pouvons transférer vos données personnelles, si nécessaire, à la société suivante au sein de notre groupe d'entreprises, et la société suivante participe au programme et fournit des services en collaboration avec nous si nécessaire.
Nous pouvons transférer des données personnelles aux revendeurs qui doivent disposer de ces informations pour permettre de fournir le service convenu et qui sont tenus de conserver ces informations en vertu du présent avis de confidentialité. Aucune de ces sociétés ne traitera les données à d'autres fins que la gestion d'ODMS Cloud.
Nous pouvons être en droit de transférer vos données :
Dans un tel cas, si vos données personnelles doivent être transférées à des tiers, vous pouvez avoir le droit de vous opposer ou de restreindre le traitement des données conformément aux lois applicables.
4 Combien de temps allons-nous conserver vos données personnelles ?
Afin de maintenir nos données constamment à jour, nous conserverons les Données Personnelles des Utilisateurs pendant la durée contractuelle effective. Une fois votre compte ODMS Cloud expiré ou résilié, votre profil deviendra inactif et vous ne pourrez plus vous connecter sans demande préalable de rétablissement de votre compte ou de votre application. Veuillez noter qu’une fois votre compte clôturé, vous ne pourrez plus vous connecter et n’aurez donc plus accès directement à vos Données Personnelles. Pour faire valoir vos droits, veuillez vous référer à la section 10.
Les Données Personnelles seront supprimées sans délai injustifié lorsque le traitement ne sera plus nécessaire aux fins indiquées.
Les données sonores téléchargées sur ODMS Cloud pour la transcription voix-texte seront traitées à des fins de transcription et supprimées rapidement une fois le processus de conversion terminé. Les données textuelles résultantes seront stockées sur des serveurs situés en Irlande et en Australie, aussi longtemps que nécessaire pour fournir les services ODMS Cloud et remplir les obligations contractuelles, et seront supprimées sans délai injustifié lorsqu'elles ne seront plus nécessaires.
5 Cookies et autres technologies
Le site Internet ODMS Cloud utilise uniquement des cookies de session pour le Cloud ODMS. Les cookies de session permettent aux opérateurs de sites Web de lier les actions d'un utilisateur au cours d'une session de navigateur. Une session de navigateur commence lorsqu'un utilisateur ouvre la fenêtre du navigateur et se termine lorsque l'utilisateur ferme la fenêtre du navigateur. Les cookies de session sont créés temporairement. Une fois le navigateur fermé, tous les cookies de session sont supprimés. En dehors de cela, OMDS n'utilise pas de cookies ou de technologies similaires pour suivre les visiteurs de ce site Web.
6 Comment nous protégeons vos données personnelles
Nous nous engageons à protéger les données personnelles que nous collectons. Nous avons mis en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer un niveau de sécurité adapté au risque. Par exemple, seuls les employés autorisés peuvent accéder aux données personnelles, et uniquement dans le cadre de fonctions commerciales autorisées. De plus, nous utilisons le cryptage lorsque nous transférons vos données personnelles sensibles entre votre système et le nôtre. Les dictées peuvent être enregistrées au format DSS Pro avec un cryptage AES 256 bits. Nous utilisons des pare-feu pour garantir que des personnes non autorisées n'aient pas accès à vos informations.
7 Protéger la vie privée des enfants
Nos sites Web s'adressent à un public spécifique et nous n'offrons pas de services aux enfants. L'inscription sur le site Internet est obligatoire et les enfants ne seront pas admis. Lorsque nous apprenons qu'un enfant de moins de 16 ans nous a soumis des données personnelles, nous supprimerons ces données immédiatement.
8 Liens externes
Notre site Internet peut contenir des liens ou des références vers d’autres sites Internet tiers, qui ne sont pas sous notre contrôle. Veuillez reconnaître que lorsque vous quittez nos sites Web, vous quittez également le champ d'application de cet avis de confidentialité.
9 Sous réserve de modifications
Nous nous réservons le droit de mettre à jour régulièrement cet avis de confidentialité si les conditions juridiques, techniques ou économiques changent. Lorsque nous mettrons à jour notre Avis de confidentialité, nous prendrons les mesures appropriées pour vous informer correctement de l'importance des modifications que nous apportons. Nous demanderons votre consentement pour toute modification importante de l’avis de confidentialité si et dans la mesure requise par les lois applicables.
10 Droits de l'utilisateur
Conformément aux lois applicables, vous pouvez disposer de plusieurs droits sur notre traitement de vos données personnelles, qui peuvent inclure, demander l'accès, la correction ou la suppression de vos données personnelles, restreindre le traitement de vos données personnelles, demander la portabilité des données, et de retirer votre consentement à cet avis de confidentialité. Vous avez également le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles dans certains cas.
Lorsque nous recevrons une demande basée sur vos droits ci-dessus, nous mènerons sans délai toutes les enquêtes nécessaires et déterminerons si votre demande répond aux critères et aux conditions nécessaires à l'exercice de ces droits en vertu des lois applicables.
Vous pouvez également avoir le droit de déposer une plainte auprès des autorités de contrôle de la protection des données compétentes si vous avez une plainte concernant notre traitement de vos données personnelles conformément aux lois applicables.
11 Contact
Si vous avez des questions sur vos droits ou si vous souhaitez exercer un ou plusieurs de vos droits, veuillez nous contacter à data-protection@om-digitalsolutions.com.
12 Date effective
Cet avis de confidentialité est mis à jour et entre en vigueur le [30 Juin 2025].
Cet avis de confidentialité s'applique au traitement des données personnelles des utilisateurs résidant dans des pays autres que l'Espace économique européen, le Royaume-Uni, les États-Unis, le Canada, l'Australie et la Nouvelle-Zélande.
1 Quel type de données personnelles est traité ?
Les Données Personnelles suivantes sont collectées dans le cadre d’ODMS Cloud :
Les utilisateurs peuvent également télécharger des données sonores sur ODMS Cloud lorsqu'ils utilisent les fonctionnalités d'ODMS Cloud, notamment à des fins telles que le stockage, le partage et la transcription de la voix en texte. Ces données sonores sont traitées par OMDS pour le compte des Utilisateurs en tant que sous-traitant de données et ne sont pas collectées en tant que Données Personnelles par OMDS en sa qualité de responsable du traitement.
2 À quelles fins traitons-nous les données personnelles ?
Nous traitons les données personnelles aux fins de gérer votre demande d'inscription à ODMS Cloud ; de gérer votre adhésion, de fournir l'accès et l'utilisation des fonctionnalités (y compris l'enregistrement audio et la fonction de transcription vocale) offertes par ODMS Cloud ; de communiquer avec vous en général ; de vous informer de l'octroi d'une licence non exclusive pour ce service (y compris un bon de commande ou son renouvellement) ; de mesurer l'intérêt pour et d'améliorer ODMS Cloud ; de résoudre les problèmes ; de prévenir d'éventuelles activités interdites ou illégales ; et de vous informer séparément du traitement des données lorsque cela est nécessaire.
Si vous nous fournissez des informations, nous utiliserons vos informations pour administrer vos enregistrements de produits et les lier à votre compte. De même, le traitement des données personnelles peut être nécessaire à l'exécution sur la base du contrat d'utilisation d'ODMS Cloud. Ceci s'applique également aux traitements nécessaires à l'exécution de mesures précontractuelles.
Les données sonores téléchargées sur ODMS Cloud peuvent être traitées dans le but de les convertir en données textuelles via un sous-processeur. Nous supprimerons les données sonores originales rapidement après avoir terminé le processus de transcription et ne conserverons pas les données par la suite.
Au-delà de cela, nous pouvons traiter les données personnelles et les informations que vous saisissez dans le but d'utiliser ODMS Cloud.
Nous vous contacterons uniquement avec des messages électroniques relatifs au service qui ne sont pas de nature promotionnelle.
3 À qui transférons-nous vos données ?
Les données personnelles collectées auprès de vous seront traitées principalement en Irlande. Cependant, ODMS Cloud fait partie d’un grand groupe international d’entreprises. Il peut être nécessaire pour le fonctionnement d'ODMS Cloud d'accorder l'accès à vos données aux entités OMDS mentionnées ci-dessous et à nos prestataires de services, dont certains sont situés dans des pays autres que votre pays de résidence. Bien que la protection des données et les autres lois d’autres pays puissent ne pas être aussi complètes que celles de votre pays de résidence, nous prenons des mesures pour garantir la protection de votre vie privée.
En particulier, dans le cadre de la fonction de transcription voix-texte fournie par ODMS Cloud, les données sonores téléchargées par les utilisateurs peuvent être temporairement transférées et traitées par un sous-traitant situé au Japon dans le but de convertir les données sonores en données textuelles. Le sous-traitant agit uniquement au nom de l'utilisateur et d'OMDS et ne conserve pas les données sonores originales une fois le processus de conversion terminé.
Les données textuelles résultantes seront stockées sur des serveurs situés en Irlande. Sur la base des instructions données par l'Utilisateur dans ODMS Cloud, ces données textuelles peuvent être mises à la disposition de l'Utilisateur et des secrétaires ou dactylos désignés par l'Utilisateur à des fins de vérification et d'édition de la transcription.
En utilisant nos services, vous devez savoir que vos informations sont accessibles depuis nos installations comme décrit dans le présent avis de confidentialité.
Nous pouvons transférer vos données personnelles, si nécessaire, aux sociétés suivantes au sein de notre groupe d'entreprises, et les sociétés suivantes participent au programme et fournissent des services en collaboration avec nous si nécessaire.
Nous pouvons transférer des données personnelles aux revendeurs qui doivent disposer de ces informations pour permettre de fournir le service convenu et qui sont tenus de conserver ces informations en vertu du présent avis de confidentialité. Aucune de ces sociétés ne traitera les données à d'autres fins que la gestion d'ODMS Cloud.
Nous pouvons être en droit de transférer vos données :
Dans un tel cas, si vos données personnelles doivent être transférées à des tiers, vous pouvez avoir le droit de vous opposer ou de restreindre le traitement des données conformément aux lois applicables.
4 Combien de temps allons-nous conserver vos données personnelles ?
Afin de maintenir nos données constamment à jour, nous conserverons les Données Personnelles des Utilisateurs pendant la durée contractuelle effective. Une fois votre compte ODMS Cloud expiré ou résilié, votre profil deviendra inactif et vous ne pourrez plus vous connecter sans demande préalable de rétablissement de votre compte ou de votre application. Veuillez noter qu'une fois votre compte clôturé, vous ne pourrez plus vous connecter et n'aurez donc plus accès directement aux Données Personnelles. Pour faire valoir vos droits, veuillez vous référer à la section 10.
Les Données Personnelles seront supprimées sans délai injustifié lorsque le traitement ne sera plus nécessaire aux fins indiquées.
Les données sonores téléchargées sur ODMS Cloud pour la transcription voix-texte seront traitées à des fins de transcription et supprimées rapidement une fois le processus de conversion terminé. Les données textuelles résultantes seront stockées sur des serveurs situés en Irlande, aussi longtemps que nécessaire pour fournir les services ODMS Cloud et remplir les obligations contractuelles, et seront supprimées sans délai injustifié lorsqu'elles ne seront plus nécessaires.
5 Cookies et autres technologies
Le site Internet ODMS Cloud utilise uniquement des cookies de session pour le Cloud ODMS. Les cookies de session permettent aux opérateurs de sites Web de lier les actions d'un utilisateur au cours d'une session de navigateur. Une session de navigateur commence lorsqu'un utilisateur ouvre la fenêtre du navigateur et se termine lorsque l'utilisateur ferme la fenêtre du navigateur. Les cookies de session sont créés temporairement. Une fois le navigateur fermé, tous les cookies de session sont supprimés. En dehors de cela, OMDS n'utilise pas de cookies ou de technologies similaires pour suivre les visiteurs de ce site Web.
6 Comment nous protégeons vos données personnelles
Nous nous engageons à protéger les données personnelles que nous collectons. Nous avons mis en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer un niveau de sécurité adapté au risque conformément aux lois applicables. Par exemple, seuls les employés autorisés peuvent accéder aux données personnelles, et uniquement dans le cadre de fonctions commerciales autorisées. De plus, nous utilisons le cryptage lorsque nous transférons vos données personnelles sensibles entre votre système et le nôtre. Les dictées peuvent être enregistrées au format DSS Pro avec un cryptage AES 256 bits. Nous utilisons des pare-feu pour garantir que des personnes non autorisées n'aient pas accès à vos informations.
7 Protéger la vie privée des enfants
Nos sites Web s'adressent à un public spécifique et nous n'offrons pas de services aux enfants. L'inscription sur le site Internet est obligatoire et les enfants ne seront pas admis. Lorsque nous apprenons qu'un enfant de moins de 16 ans nous a soumis des données personnelles, nous supprimerons ces données immédiatement.
8 Liens externes
Notre site Internet peut contenir des liens ou des références vers d’autres sites Internet tiers, qui ne sont pas sous notre contrôle. Veuillez reconnaître que lorsque vous quittez nos sites Web, vous quittez également le champ d'application de cet avis de confidentialité.
9 Sous réserve de modifications
Nous nous réservons le droit de mettre à jour régulièrement cet avis de confidentialité si les conditions juridiques, techniques ou économiques changent. Lorsque nous mettrons à jour notre Avis de confidentialité, nous prendrons les mesures appropriées pour vous informer correctement de l'importance des modifications que nous apportons. Nous demanderons votre consentement pour toute modification importante de l’avis de confidentialité si et dans la mesure requise par les lois applicables.
10 Droits de l'utilisateur
Conformément aux lois applicables, vous pouvez disposer de plusieurs droits sur notre traitement de vos données personnelles, qui peuvent inclure, demander l'accès, la correction ou la suppression de vos données personnelles, restreindre le traitement de vos données personnelles, demander la portabilité des données, et de retirer votre consentement à cet avis de confidentialité. Vous avez également le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles dans certains cas.
Lorsque nous recevrons une demande basée sur vos droits ci-dessus, nous mènerons sans délai toutes les enquêtes nécessaires et déterminerons si votre demande répond aux critères et aux conditions nécessaires à l'exercice de ces droits en vertu des lois applicables.
Vous pouvez également avoir le droit de déposer une plainte auprès des autorités de contrôle de la protection des données compétentes si vous avez une plainte concernant notre traitement de vos données personnelles conformément aux lois applicables.
11 Contact
Pour nous contacter pour toute question relative à cet Avis de confidentialité ou si vous souhaitez exercer un ou plusieurs de vos droits, veuillez nous contacter à data-protection@om-digitalsolutions.com.
12 Date effective
Cet avis de confidentialité est mis à jour et entre en vigueur le [30 Juin 2025].
Historique des amendements
[30 Juin 2025]: Révision
1 avril 2024: Publication initiale